La IA en el trabajo está más a la orden del día que nunca, y no solo es un asunto interno de las empresas. El 5 de octubre de 2026 entra en vigor el Real Decreto 723/2026 que, entre otras cosas, obliga a informar por escrito a la plantilla de si se utilizan sistemas algorítmicos o automatizados que afecten de alguna manera a sus condiciones laborales. Para quien trate datos de personas trabajadoras, esto tiene un impacto relevante en protección de datos, en el RGPD y en la gobernanza de la inteligencia artificial en el trabajo. En este artículo, te contamos más.
¿Qué es el Real Decreto 723/2026 y por qué importa para la IA en el trabajo?
El Real Decreto 723/2026 sustituye al RD 1659/1998 y desarrolla el artículo 8.5 del Estatuto de los Trabajadores. Con él, España traspone de forma parcial la Directiva (UE) 2019/1152 sobre condiciones laborales transparentes y previsibles.
La norma amplía la información que la empresa debe entregar por escrito a cada trabajador: salario desglosado, jornada, periodo de prueba, convenio aplicable, formación, Seguridad Social, planes de igualdad… En general, información que entra estrictamente dentro del ámbito laboral. Pero hay una gran novedad: la empresa también debe informar al trabajador de si se utiliza IA, algoritmos o algún tipo de sistema automatizado que afecte a las decisiones o condiciones laborales.
Las obligaciones previstas en el Decreto aplican a todas las empresas incluidas en el Estatuto de los Trabajadores, siempre y cuando la relación laboral tenga una duración superior a cuatro semanas; así como al personal empleado público, con sus particularidades.
IA en el trabajo: qué debe informar la empresa
El artículo 3.2.k del Decreto exige informar a los trabajadores de la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones. Es un concepto más amplio que la IA: puede incluir desde un modelo de aprendizaje automático hasta un software de turnos basado en reglas, por poner algunos ejemplos. Si, además, estas soluciones se utilizan para decidir sobre las condiciones de trabajo, hay que explicar también sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento. El texto menciona expresamente:
- la duración y distribución de la jornada,
- la asignación de tareas,
- la determinación de los salarios,
- la progresión profesional,
- el lugar de trabajo,
- la extinción del contrato.
La lista es abierta, por lo que puede alcanzar a herramientas de evaluación del rendimiento o de productividad cuando condicionen alguna de esas decisiones. La exposición de motivos conecta también con determinados artículos del Reglamento Europeo de IA o AI Act.
Protección de datos y RGPD: cómo encaja la IA en el trabajo
El Real Decreto no menciona expresamente el RGPD, pero para quienes trabajamos en protección de datos, es evidente que se solapa en varios puntos. ¿Cuáles? Te los contamos.
Información y transparencia. Los artículos 13 y 15.1.h del RGPD ya obligan a informar a los interesados de si existen decisiones automatizadas que les afecten. El Real Decreto añade una capa laboral, con un momento propio (antes de iniciar la relación) y un contenido propio.
Inventario y evaluación de impacto. Para informar hay que saber qué sistemas se usan. El primer paso es disponer de un inventario actualizado de sistemas que impliquen uso de IA, por ejemplo, o de qué decisiones se toman dentro de la empresa de forma automatizada. Todo ello, a su vez, enlazado con el registro de actividades de tratamiento y, si procede, con una evaluación de impacto (EIPD).
Representación de la plantilla. El artículo 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores ya obliga a informar a la representación legal sobre los parámetros, reglas e instrucciones de los algoritmos que afectan a las condiciones de trabajo. Por lo que, con la llegada de las nuevas obligaciones, la información debe ser coherente en todos los sentidos y direcciones.
Reglamento de IA y calendario: ¿se puede esperar a 2027?
Sin perjuicio de lo previsto en esta norma que, te recordamos, entra en vigor el 5 de octubre de 2026, no podemos olvidar que el Reglamento de IA considera de alto riesgo, en el anexo III, muchos usos de IA en selección de personal y en decisiones sobre las condiciones de trabajo. Si bien la entrada en vigor de estas obligaciones ha quedado aplazada hasta diciembre de 2027, es importante valorar si ya hay proyectos en la empresa, o previsión de que los haya, que puedan tener implicaciones en estos ámbitos y proceder a revisarlos: qué se puede hacer, qué no, en qué condiciones ha de hacerse, etc.
Pero el deber del Real Decreto no depende de la clasificación del riesgo: se aplica a cualquier sistema algorítmico o automatizado de decisión, sea o no de alto riesgo. Además, ya son aplicables las prohibiciones del artículo 5 del Reglamento de IA, entre ellas la inferencia de emociones en el entorno laboral. Si te interesa saber más sobre el Reglamento de IA, en este artículo de hace unas semanas, tienes un buen resumen.
Cómo entregar y probar la información: seguridad de la información
El artículo 6 admite el formato electrónico, siempre que la información sea accesible, pueda almacenarse e imprimirse y la empresa conserve la prueba de la transmisión o recepción. Esto plantea decisiones de seguridad:
- qué canal de entrega usar (el correo simple puede quedarse corto),
- cómo garantizar la integridad y autenticidad del documento,
- quién accede a unos documentos con salario y datos de Seguridad Social,
- cuánto tiempo se conservan y cómo se acredita la recepción.
Si, además, cuentas con una asesoría laboral que se encargue de tareas como la redacción de los contratos, te recordamos que eso la convierte casi con toda probabilidad en un encargado del tratamiento, por lo que es importante que se haya firmado el contrato de encargo previsto en el artículo 28 del RGPD. También conviene recordar que hay que evitar introducir datos de empleados en herramientas de IA generativa sin garantías contractuales.
Cambios en los sistemas y solicitudes de la plantilla
Los artículos 5 y 7.3 obligan a informar de cualquier modificación de estos elementos, como muy tarde el día en que surta efecto. Como la información sobre algoritmos no puede sustituirse por una remisión al convenio, cada cambio relevante en los criterios de un sistema obliga a una nueva comunicación escrita.
En los contratos ya vigentes, no hay que actualizar nada de oficio, pero si la persona trabajadora lo solicita, la empresa dispone de 30 días hábiles para facilitar la información que no tenga ya. Si pregunta por el funcionamiento de un algoritmo, pueden coincidir este plazo y el del RGPD, con su derecho de acceso. Conviene un protocolo común para tramitar ambas solicitudes.
Checklist de cumplimiento para la IA en el trabajo
Analizadas todas las implicaciones que esta novedad trae consigo, ¿qué es lo primero que convendría hacer? Para facilitarte las cosas, te dejamos por aquí una checklist de cumplimiento, con pasos que convendría seguir si consideras que todo esto te afecta (si tienes dudas o necesitas asesoramiento especializado, no tienes más que contactarnos: somos expertos en estos temas):
- Inventariar los sistemas algorítmicos y de IA en recursos humanos.
- Revisar el registro de actividades y valorar si es necesaria una EIPD.
- Redactar contenido informativo coordinado con el artículo 13 del RGPD.
- Definir el canal de entrega de esa información y la conservación de la prueba.
- Preparar un protocolo para solicitudes de información.
- Formalizar los contratos de encargo con la asesoría laboral (o proveedores de IA, por ejemplo).
- Establecer un procedimiento para comunicar cambios en los sistemas.
Conclusión: gobernar la IA en el trabajo es cumplimiento normativo
El Real Decreto 723/2026 convierte la transparencia laboral en un ejercicio de cumplimiento normativo sobre datos e IA. Las empresas que ya trabajan con inventarios, registro de actividades y evaluaciones de impacto tienen mucho adelantado. Si necesitas ayuda para revisar tus sistemas o informar a tus empleados correctamente, estaremos encantados de darte soporte.
ACTUALIZACIÓN A FECHA 07/10/2026
Hoy, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado una nueva nota sobre sistemas algorítmicos en el ámbito laboral, transparencia y garantías de protección de datos, en relación con el Real Decreto 723/2026, que refuerza y concreta las obligaciones que deben tener en cuenta las empresas cuando utilizan sistemas algorítmicos o de inteligencia artificial en el ámbito laboral.
La AEPD pone especialmente el foco en la utilización de sistemas de IA en procesos de selección, evaluación y gestión de personas trabajadoras, y recuerda que la obligación de informar sobre la existencia y funcionamiento de estos sistemas no implica, por sí misma, que su utilización sea lícita. Las empresas deberán garantizar, además, el cumplimiento de la normativa de protección de datos y adoptar las medidas necesarias para identificar, evaluar y reducir los riesgos asociados al tratamiento.
Entre los principales aspectos destacados por la AEPD se encuentran:
- La supervisión humana debe ser efectiva. No basta con que una persona intervenga formalmente en la decisión final. Debe poder comprender el funcionamiento y las limitaciones del sistema, valorar críticamente sus resultados y apartarse de la recomendación automatizada cuando sea necesario.
- Deben analizarse los datos, perfiles e inferencias generados por la IA. La evaluación no debe limitarse a los datos introducidos directamente en el sistema, sino que también debe tener en cuenta las puntuaciones, clasificaciones, predicciones o inferencias que este genere, así como la posible utilización de determinadas variables como proxies de categorías especialmente protegidas.
- Las auditorías y evaluaciones deben estar documentadas. La mera existencia de revisiones periódicas no resulta suficiente. Deben poder acreditarse aspectos como los datos y variables utilizados, las tasas de error, los posibles impactos diferenciados, el funcionamiento de la supervisión humana, las incidencias detectadas y las medidas correctoras adoptadas.
- La información debe adaptarse a sus destinatarios. La información facilitada a las personas trabajadoras, a la representación legal de las personas trabajadoras o a las personas candidatas no es necesariamente la misma. Una comunicación genérica sobre el uso de inteligencia artificial no sustituye las obligaciones específicas de información y transparencia que puedan resultar aplicables en cada caso.
- La protección de datos debe integrarse desde el diseño del sistema. Antes de implantar una herramienta de IA que pueda afectar a las personas trabajadoras o candidatas, la empresa debe analizar su finalidad, los datos utilizados, la base jurídica del tratamiento, los riesgos para los derechos y libertades de las personas y, cuando proceda, la necesidad de realizar una evaluación de impacto relativa a la protección de datos.
En definitiva, la nueva publicación de la AEPD refuerza la idea de que el cumplimiento del RD 723/2026 no debe abordarse únicamente desde la perspectiva de la información a las personas trabajadoras. Las empresas que utilicen sistemas algorítmicos o de IA en el ámbito laboral deberán adoptar un enfoque integral que combine transparencia, protección de datos, evaluación de riesgos, supervisión humana y documentación de las medidas adoptadas.